Tämänkertainen blogimme pureutuu implementoinnin- tuon sanahirviön- saloihin.
Muistan vuoden 2017 syksyisen iltapäivän selkeästi. Seisoin erään kongressikeskuksen parkkipaikalla kaksipäiväisen implementointitapahtuman jälkeen ja mietin kelmeässä iltapäiväauringossa sitä ajatusten määrää, jota päivät olivat tuoneet tullessaan. Olin aina ollut niitä ns. tekijätyyppejä, jotka hyvän idean saatuaan lähtevät vain viemään asioita eteenpäin ja pettyvät matkan varrella monta kertaa, koska asia ei etene koskaan loppuun asti. Silittelin innostuja/esimies-rooliani henkisesti myötäkarvaan siinä parkkipaikalla, koska olin noiden kahden päivän aikana tajunnut lukuisia omia sokeita pisteitäni. Joskus tekee kipeää oppia uutta. Implementoinnin prosessia on opeteltu kantapään kautta kolmisen vuotta ja tässä tekstissä avaan omia oppimisenpaikkoja ja -oivalluksiani muillekin. Oppimisen matka jatkukoon!
Implementointi, jalkautus, käyttöönotto, arkeenotto. Rakkaalla lapsella on monta nimeä.
Implementointi on verrattain tuore sana suomen kielessä. Se on menetelmän tai toimintatavan käyttöönottoa, jonkin uuden asian jalkauttamista tai vaikkapa uuden IT- järjestelmän työarkeen tuontia. Kielitohtori lisää tähän listaukseen myös täytäntöönpanon. Jalkauttamis-sanaa on arvosteltu Suomen liike-elämän piireissä kovin sanoin ja onhan se englannin kielen “implementation”-sanaan verrattuna varsin arkinen ja työllistävän kuuloinen. Kaikista näistä sanoituksista huolimatta kyseessä on jonkin uuden asian tuominen osaksi käytännön työtä.Onnistunut implementointi tarkoittaa sitä, että muutoksen tuoma asia on rakenteissa, sen käyttöä seurataan aktiivisesti ja ennen kaikkea se on normaalin jatkuvan parantamisen mallin mukaisesti myös jatkuvan tarkastelun alla.
Uskon implementointi-sanan noususuhdanteen olevan suoraan verrannollinen niiden muutosten määrään, mitä nykyinen työelämä tekijöilleen tarjoaa. Olemme tulleet tässä ajassa tilaan, jossa muutos on sääntö, ei enää poikkeus. Kun muutos yhdistetään ihmisyyteen ja meidän tapaamme ajatella muutoksista, on implementoinnista tullut useammankin organisaation painajainen: “Niinkuin käärmettä pyssyyn ajaisi”.
Miten siis opetella implementointia, tuota työelämässä kipeasti tarvittavaa taitoa?
Implementointi ja ihmisyys
Oletko koittanut joskus muuttaa omia, siviilielämän tapojasi? Jos olet, tiedät, kuinka alkuinnostus vie mennessään, parin kolmen viikon jälkeen pelkän salaatin syöminen alkaa kyllästyttää ja viimeistään kuukauden kuluttua et enää muista, miksi aloititkaan koko mokoman elintaparemontin.
Samat lainalaisuudet pätevät organisaatioissa ja työelämässä. Väitteeni on, että implementointi epäonnistumisen todennäköisyys on suoraan verrannollinen sen suunnitteluun käytetyn vähäisen ajan kanssa.
Implementointi on muutosprosessi, mikä vaatii pitkäjänteistä työtä ja ihmistieteiden ymmärrystä. Miksi ihmeessä? Koska ihminen se siellä organisaatiossakin on, jonka ajatusmallin täytyy päivittyä, jotta muutos on mahdollinen. Tämän me haluamme usein unohtaa, varsinkin ns.vanhan liiton yrityksissä, joissa suurin osa henkilökunnasta suorittaa mekaanista työtä.
Muutos haastaa meissä itsellemme tiedostamatonta ja siihen ei pääse käsiksi johdon puolituntisella monologilla muutoksen syistä. Tarvitaan kaikkien ajatusten kuuntelua, yhteistä pohdintaa, runsasta dialogia ja yhteisen tavoitteen kirkastamista. Miksi järjestelmä pitää uusia, kun vanhakin toimii? Miksi halutaan tarkempaa raportointia vaikkapa työtunneista? Miksi pitää aina tulla lisää ja lisää uusia juttuja, justiin me opeteltiin se ja se? Jos näihin kysymyksiin ei löydy kirkkaita vastauksia, ollaan melko heikoissa alkukantimissa. Tunteet ovat muutoksissa erityisen suuressa roolissa ja siksi niiden huomioonotto on onnistuneen implementoinnin suurimpia salaisuuksia.
Itse Implementointiprosessin pituus määräytyy muutettavan kokonaisuuden suuruuden mukaan. Hyvin harvoja asioita voi implementoida menestyksekkäästi kuukaudessa, saati kahdessakaan. Ihminen on hidas otus oppimaan ja tämän ajatuksen kieltävä henkilö vauhdittaa implementoinnin epäonnistumista.
Implementointi-kuusi askelta onnistuneeseen muutokseen
- Johdon sitoutumisen varmentaminen ja esimerkkinä toimiminen
- Esisuunnittelu
- Muutokseen liittyvän toimintatavan nykytilan tarkistus
- Implementoinnin suunnittelu
- Implementointi
- Implementoinnin tuki-ja seurantavaihe
1. Johdon sitoutuminen ja esimerkkinä toimiminen
Johto toteuttaa omaa toimintaansa strategian osana, siksi toimintatavan muutos on oltava strateginen päätös, sanoo Aki Ahlroth kirjassaan “Järkytä avoimuudella”. Jos tätä ei ole, priorisointi ajaa kaikki muut arkipäivän tulipalot ohi muutoksen johtamisen.
Muutoksen on oltava agendalla, jotta sillä on mahdollisuus saada se aika ja resurssit, jota sen tekeminen vaatii.
2. Esisuunnittelu
Suomalaisen sananlaskun mukaan “hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”. Oma kokemukseni implementoinnin epäonnistumiselle on suomalaisissa yrityksissä se, että alamme vain kiivaasti tehdä antamatta suurtakaan arvoa sille, mitä olemme tekemässä, miten olemme tekemässä ja mihin faktaan tekemisemme pohjautuu. Minkä datan perusteella teemme muutoksia?
3. Muutokseen liittyvän toimintatavan nykytilan tarkistus
Projektijohtamisessa painotetaan nykytilan kuvauksen kirkkautta ja oikeisiin asioihin keskittymistä, on kyseessä mikä tahansa tekeminen. Vasta nykytilan kirkastamisen jälkeen voimme alkaa hahmottaa sitä työarkea, jota kohti olemme menossa.Tämän ajattelutavan soisin siirtyvän myös yritysten arkeen muutostilanteissa. Mitä teemme nyt? Miksi sitä tarvitsee kehittää? Jotta yritys voi alkaa nähdä portaita tulevaisuuden tekemiseen, tarvitsee meidän olla kartalla siitä, mistä lähdemme liikkeelle.
4. Implementoinnin suunnittelu
Ja nyt alkaa se hauskin osuus. Mitä kokonaisuutta alamme jalkauttaa? Kuinka paljon aikaa tarvitaan? Ketä tarvitaan mukaan? Mikä on haluttu lopputulos? Miten johto ja esimiehet näyttävät esimerkkiä? Millaista kommunikaatiota tarvitsemme? Miten jaamme niitä niukkoja resursseja, mitä meillä on? Miten taklaamme eteentulevia haasteita? Tarvitsemmeko koulutusta? Millaista koulutusta? Kuka kouluttaa? Missä seuraamme implementoinnin edistymää ja siitä saatavia hyötyjä? Implementoinnin suunnitteluvaihe on myös erinomainen paikka nähdä yrityksessä vallitseva kulttuuri: Miten teemme yhteistyötä? Kuuluuko jokaiselle työntekijätasolle oma siivunsa kehittämisestä (Panu Luukka: Yityskulttuuri on kuningas)
5. Implementointi
Itse tykkään tästä implementoinnin osasta, sillä kaikki edellisissä vaiheissa oleva alkaa näkyä käytännössä. Nopeasti huomaamme työelämän happotesteissä ne asiat, jotka kuulostivat hyvältä suunnitellessa, mutta työn käytäntöjen arki voi osoittaa ne yksisarvisjutuiksi nopeasti. Näistä huomioista alkaa todellisuuden kanssa työskentely, havaintojen ja haasteiden pyörittely yhdessä porukan kanssa. Miten yhdessä saamme tästä mahdollisimman toimivan? Siirtyykö koulutuksista saatu tieto osaksi ihmisten osaamista? Jos ei, miksi? Mitä muutoksia teemme suunnitelmiin saadun palautteen perusteella?
6. Implementoinnin tuki-ja seurantavaihe
Tämä on toinen niistä vaiheista, jotka varsinkin me yrittäjät mielellämme unohdamme. Jälkityö, asioiden arviointi, reflektio omasta työstä ja arkipäiväisten uusien rutiinien harjoittelu alkaa jossain vaiheessa harmittaa. Mistä löydämme innon tässä kohtaa uudestaan? Voimmeko jo näyttää jotain tuloksia siitä, että prosessi on mennyt eteenpäin ja esimerkiksi henkilökunnan arki on muuttunut helpommaksi tai esimerkiksi uusi järjestelmä palvelee käyttäjäänsä helpommin mekaanisen työn vähetessä? Jokainen pieni siru onnistumisia kannattaa nostaa yleiseen tietoisuuteen.
Lopuksi
Tätä kirjoittaessani olen miettinyt lukuisat kerran kaikkia niitä parkkipaikailla hämmennyksessä seisovia tarjoja ja pekkoja jotka haluavat viedä asioita eteenpäin siinä onnistumatta ja kenties ovat sillä matkalla ärsyyntyneet ja jopa luovuttaneet. Implementoinnissa tarvitaan innostunutta henkilökuntaa, mutta myös rakenteita ja muutosjohtamisen kykyä koko organisaatiossa. Toivon sinun saaneen blogistamme uutta ajattelemisen aihetta kuten minä sain siellä kongressikeskuksen parkkipaikalla ja lähteä uteliain mielin – hieman enemmän työkaluja taskussa- kohti seuraavaa muutosta.
Tarja
PS. Autamme mielellämme implementoinnissa. Lue lisää.
Blogin lähteet:
Kielitohtori: ttps://www.kielitohtori.fi/suomen-kielenhuollon-kysymys/mit%C3%A4-tarkoittaa-implementointi (luettu 29.5.2021)
Aki Ahlroth: Järkytä avoimuudella ja http://www.jarkytaavoimuudella.com/
Panu Luukka: Yityskulttuuri on kuningas