Tämä blogikirjoitus sai alkunsa yhdestä yksittäisestä kysymyksestä, minkä saimme viime viikon Idealouhoksen ja Helsingin yrittäjien aamuwebinaarissa ja kysymys meni yksinkertaisuudessaan näin: “Miten saan työntekijäni ideoimaan ja kehittämään liiketoimintaa?”
Osallisuudesta puhutaan tänä päivänä -pandemian jälkeisenä aikana- enemmän ja enemmän. Mutta mitä se oikeastaan on? Ja mitä yhteistä osallisuuden kokemuksella ja työntekijöiden ideoinnilla on? Liiketoiminan kehittäminen ja siinä onnistuminen on yksi yrityksen elinvoimaisuuden tärkein-ja rankin-mittari.
Paras tapa setviä omia ajatuksia on pohdiskella asiaa kirjoittamalla, tässä siis jokaiselle yrittäjälle viiden asian listaus siitä, miten saada koko oma henkilökunta mukaan ideoimaan ja kehittämään liiketoimintaa.
- Yrittäjän ihmiskäsitys
- Yrityksen resurssit liiketoiminnan kehittämiseen
- Ideointiin liittyvä ohjeistus
- Jokaisen työntekijän mahdollisuus vaikuttaa
- Suunnan näyttäminen
Liiketoiminnan kehittäminen-miten yrittäjän ihmiskäsitys siihen vaikuttaa?
Suomalainen sananlasku sanoo: “Sitä saa, mitä tilaa” Vanha viisaus kuvaa sitä, mitä moderni psykologia sanoo peilaamisen periaatteeksi. Jos suhtaudut negatiivisesti, jopa karsaasti, työntekijätasoon ja heidän kehitysehdotuksiinsa, et pääse tilanteeseen, jossa ideointi olisi luonteva osa työntekijän perustehtävää. Jos et luota porukkaasi, he eivät luota sinuun.
Aluksi on hyvä pysähtyä pohtimaan sitä, mikä on oma sisäinen käsityksesi työntekijöiden roolista ja osaamisesta. Oman kokemukseni mukaan suomalainen (työ)kulttuuri vähättelee ruohonjuuritason osaamista ja vanhakantainen “herranpelko” on osa tämän ilmentymää arjessa. Jokaisen on pitänyt pysyä lestissään ja kehittäminen on pitkään kuulunut vain keskijohdolle ja siitä ylöspäin. Työntekijätason ideoita ja kehitysehdotuksia on vähätelty, niitä on jopa varastettu tai omittu omiin nimiin. Kollektiivinen muisti on pitkä ja tämän asetelman purkaminen vaatii systemaattista, ihmisläheistä tapaa, erityisesti yrittäjältä.
Ratkaisuna voi olla se, että yrittäjänä alat haastaa omia sisäisiä malleja siitä, miten työntekijätasosta ajattelet. Tarjoa työntekijöillesi tukeasi, aikaasi ja apuasi ja kysy heiltä ratkaisuja käytännön ongelmiin. Tämä on hyvä tapa aloittaa osallisuuden kokemuksen harjoittelu. Työntekijöiden opittua siihen, kuinka paljon arvostat heidän ajatuksiaan ongelmanratkaisussa on erinomainen silta siihen, että he alkavat myös ideoida spontaanimmin muissa asioissa. Aloita keskustelu siitä, että jokaisen osaamista tarvitaan yrityksen kehittämiseen ja tämän osuus kehittämisestä on hyvä merkitä myös tehtävänkuvauksiin. Kun rekrytoit lisää uusia henkilöitä, muista ottaa ideointi mukaan perehdytykseen. Pitkäjänteisellä työllä ja systemaattisella tavalla toimimalla osallisuuden kokemus kasvaa, sitoutuminen yritykseen paranee ja siten myös yrityksen kilpailukyky kasvaa pitkällä aikavälillä. Lukuisat tutkimukset tukevat sitä ajatusta, että (pien)yrittäjien on tarkasteltava ja kehitettävä toimintaansa rohkeammin ja useammin kuin isojen yritysten. (Singh, R. K., Garg, S. K. Ja Deshmukh, S. G. 2008)
Yrityksen resurssit liiketoiminnan kehittämiseen
Kun olet pohtinut omaa tapaasi suhtautua työntekijöihin ja huomannut oman osuutesi asiassa, seuraavaksi on hyvä pohtia yrityksen historian painolastia. Onko yrityksessänne ollut koko porukan ideointia aikaisemmin? Mitä ideoita ollaan viety maaliin asti? Meillä monella lienee kokemus siitä, että ideoimme monenlaisellakin porukalla ja ideointi on jopa kivaa, mutta ideoiden on taipumus unohtua pöytälaatikkoon.
Ihminen on siitä kummallinen otus, että asioiden loppuunsaattaminen on tekemisen nälän-mekanismissa yhtä vähintään yhtä tähdellinen asia, kun uuden asian aloittamisen aiheuttama imu.
Ratkaisuna on aloittaa ideoiden vienti arkeen ja käytännön työn parantaminen. Valitkaa joukostanne ryhmä, joka alkaa jalkauttaa ideaa. Muut tukevat. Tämä on erityisen positiivinen vaihe, mikä kasvattaa koko henkilökunnan osaamista. Käytännön muuttaminen ideaa vastaavaksi, uuden harjoittelu ja voimaantumisen tunteet, mitä idean arkeenvienti saa aikaiseksi, antaa onnistumisen tunteita pitkään. Tämä ei tapahdu viikossa tai kahdessa, vaan sinnikkyyttä tarvitaan. Kaikkien kalenteriin on raivattava aikaa kehittämiselle, eli jostain tekemisestä on myös luovuttava. Mitä se teillä on?
Yksinkertaisen ohjeistus voittaa ideointityökalun 100-0
Oma asiantuntijatyöni on osoittanut seuraavanlaisen murheen: Yrittäjä kokee, että työntekijät eivät ideoi. Mikä ratkaisuksi? Yrittäjä ideoi ratkaisuja ja päätyy hankkimaan kalliin sähköisen työkalun ideoiden keräämiseksi ja niiden jalostamiseksi.
Voin rauhoitella kaikkia yrittäjiä, sähköinen tyylikäs järjestelmä ei auta asiassa yhtään, päinvastoin, jos ajatus ideoinnin takana ei muutu. Arvosta työntekijöidesi mielipiteitä, pyydä heiltä kehitysehdotuksia, osallista heitä yhteiseen ideointiin ja tee näkyväksi, kuinka tähdellistä ruohonjuuritasolta tulleet ideat ovat. Vie ideoita arkeen yhdessä väen kanssa ja nauti siitä, kun ideoita alkaa syntyä vaikka järjestelmänä käytettäisiin kahvihuoneen mokkamasterin yläpuolella olevaa A4-arkkia. Järjestelmä on usein helpoin, kallein ja toimimattomin tapa alkaa harjoitella ideakulttuuria.
Luokaa yksinkertainen malli ideoinnille, siihen käytettävään aikaan ja ideointien eteenpäinsaattamiseen ja lähtekää liikkelle siitä. Kysy työntekijöiltäsi, millainen malli avittaa heitä ideoimaan. Yrittäjän ei tarvitse osata eikä tietää kaikkea itse. Lienet palkannut työntekijät juuri siksi, että oma osaaminen ja aika ei riitä jokaisen asian tekemiseen? Mallia voi ja kannattaa kehittää sitä mukaa kun opitte ideoinnin saloja.
Anna jokaiselle mahdollisuus vaikuttaa
Ryhmän viisaus perustuu jaettujen puheenvuorojen tasapuolisuuteen, ei yksittäisten ihmisten kovaäänisiin yksinpuheluihin. Pidä huolta, että erilailla ideoivat ihmiset pääsevät kaikki osallistumaan itselleen parhaimmalla tavalla. Pyydä ideoita kirjallisena, suullisena, puhuta porukkaa pienryhminä ja anna yksi ongelma vaikka kolmen pienryhmän ratkaistavaksi. Pienryhmätyöskentelyn jälkeen kirjoittakaa ja puhukaa asiasta ja kehitysehdotuksista yhdessä. Näin lisäät osallisuutta ja opetat kaikkien mielipiteiden tärkeyttä. Yhteinen keskustelu ja kokemus osallisuudesta saavutetaan pienillä asioilla ja näitä tekniikoita on hyvä harjoitella.
Harjoitelkaa ideointia yksin ja ryhmässä. Meiltä kysytään usein, kumpi on parempi tapa harjoitella ideointia, yksinideointi vai ryhmässä tapahtuva ideointi. Ja yhtä usein vastauksemme on, että molempi parempi. Molempia ideointitapoja on hyvä harjoitella ja löytää itselleen tilanteeseen sopivin tapa. Ideointitapojen erot lähinnä tukevat toisinaan.
Suunnan näyttäminen
Yrittäjä on se taho, joka määrää yrityksen suunnan ja tekemisen mallin. Jos päätätte alkaa ideoida ja hankkia sitä kautta niin kullanarvoista kilpailuetua, ideoinnin pitää näkyä sekä teoissa että puheissa.
Kerro kaikille, että ideointi tulee osaksi normaalia tekemistä. Puhuta porukkaasi siitä, miksi ideointia tarvitaan. Kysy työntekijöiltäsi, miksi he kokevat ideoinnin tähdelliseksi. Mitä he siitä saavat, että oma työ kehittyy? Yhteinen dialogi on kaikista tärkeintä. Dialogia kannattaa alkaa harjoitella sillä Ideointi ja dialogi yhdessä takaavat sen, että ideoita syntyy, niistä voidaan keskustella avoimin mielin ja dialogin avulla myös ideoista ja niiden käytäntöönviennistä mahdolliset nousevat haasteet taklataan yhdessä.
Lopuksi
Oma taustani duunarina on opettanut paljon siitä, kuinka ruohonjuuritaso voi kokea asioita ja millaisilta esimerkiksi kehitysideoiden tekemisen määrääminen vaikuttaa työn imuun ja haluun osallistua. Jokaisen pomon, erityisesti yrittäjäpomon, on hyvä pohtia, miten itse suhtautuu työntekijätason ideoihin ja ajatuksiin. Näetkö, kuinka paljon osaamista väelläsi on?
Tiedätkö, kuinka paljon työntekijän sitoutumiseen vaikuttaa hänen kokemuksensa mahdollisuudesta kehittää omaa työtään ja kokea olevansa osa porukkaa?
Ideointi on taito, jossa kehittyy harjoittelemalla. Aloittakaa vaikkapa vartista viikossa. Kuukauden päästä olette jo saaneet esimakua, mitä kaikkea tietoa on hyvä olla helposti saatavilla, kuka tykkää ideoida mitenkin, olette oppineet miksi ja miten ideoita on hyvä priorisoida jne.
Kuten Petri aikaisemmassa blogitekstissään kirjoittaa, henkilöstö on yrityksen tärkein voimavara. Miksi me yritysmaailmassa usein näemme asiaa vielä siinä valossa, että varsinkin ruohonjuuritason tekeminen on kuluerä, eikä sitä kaikkea potentiaalia, mikä kyseisestä ammattiryhmästä olisi jalostettavissa eteenpäin.
Oma väitteeni on, että yrityksen paras asiantuntija ja kehittäjä on ihminen, joka on nähnyt käytännön toiminnan mahdollisimman käytännönläheiseltä tasolta.
Jos et tiedä, miten lähteä liikkeelle, nakkaa viestiä. Autamme mielellämme.
-Tarja
Tässä tekstin inspiraationa olleet tutkimukset ja lähteet:
Ruther Bregman: Hyvän historia
Singh, R. K., Garg, S. K. Ja Deshmukh, S. G. 2008. Strategy development by SMEs for competitiveness: a review. Benchmarking: An International Journal.